Uma vez que a importância do plano de contingência empresarial é entendida pelos empreendedores, saiba como desenvolver uma para cada tipo de negócio.
O plano de contingência é um plano essencial feito pelas empresas para garantir a segurança e estabilidade para qualquer estrutura de negócio. Sendo assim, ter um planejamento bem estruturado, inclusive para casos de imprevistos, é um fator determinante para a sobrevivência do negócio.
Um plano de contingência para empresas deve ser implementado em etapas, garantindo o planejamento, a comunicação entre os setores, o treinamento de colaboradores e a simulação de situações previstas.
Confira algumas dicas para criação e implementação do plano de contingência empresarial realizado pela consultoria de recursos humanos Robert Half.
Reconheça e identifique os riscos e as necessidades da empresa
Essa é a primeira etapa que consiste no reconhecimento e previsão de todas as formas de adversidades que podem acontecer na sua empresa.
Os profissionais responsáveis devem indicar a probabilidade de acontecimentos negativos à empresa e os possíveis impactos, tanto técnicos, quanto humanos ou naturais. A listagem desses casos facilitará a elaboração do documento.
Defina as prioridades e analise os recursos disponíveis
Com a lista de possíveis riscos em mãos, é preciso separar quais são as prioridades. A partir disso, será mais fácil chegar a uma solução para o momento de crise.
Para isso, é fundamental analisar os recursos disponíveis na organização e estabelecer quais os elementos, processos e setores precisam ser priorizados. Por exemplo: em caso de instabilidade de energia, manter os servidores e o ERP online em funcionamento deve ser uma prioridade para o andamento das atividades.
Organize os planos de ação
Quais serão as ações a serem tomadas durante as situações listadas? Essa é a pergunta chave para escrever um bom plano de contingência para empresas. Em caso de incêndios, por exemplo, uma prioridade é contar com um sistema de alarmes, placas sinalizadoras e saídas de emergência no empreendimento.
Além disso, deve ter um passo a passo para guiar os colaboradores até a saída mais segura. Portanto, comece a elaborar o documento pelos eventos que têm mais chances de ocorrer.
Garanta que o plano chegue a todos os colaboradores
Com o plano de contingência pronto e revisado, é importante divulgá-lo para todos os colaboradores e garantir que eles sejam devidamente treinados.
Por isso, organize um treinamento para cada tipo de risco e invista em uma comunicação eficiente. Por meio das simulações que a empresa conseguirá sobreviver e diminuir os riscos em situações adversas.
Disponibilize um guia de execução
Para facilitar a leitura pelos colaboradores, e até ajudar em situações críticas, elaborar um guia de execução é muito importante. Trata-se de uma versão condensada do plano de contingência completo.
Nele, é possível destacar as principais ações que podem ser tomadas diante de crises, seja com soluções imediatas ou de longo prazo.
Revise o plano de contingência constantemente
O mundo está em constante mudança e a todo momento surgem novos riscos e soluções para diversos problemas. Sendo assim, deixar o plano de contingência da empresa parado pode ser um risco para o negócio, e atrapalha todo o trabalho árduo destinado à elaboração do material.
Portanto, o plano de contingência para empresas é uma ferramenta essencial para minimizar danos e reduzir ou evitar prejuízos que podem interromper as atividades do negócio.
Para desenvolver um bom planejamento, reúna uma equipe de profissionais especializados no assunto e/ou conte com a ajuda de uma consultoria que consiga antecipar crises e prever soluções para as diferentes situações.
Fonte: Portal Contábeis com informações Robert Half Consultoria